Datenschutz

Datenschutzerklärung vionmo Hospitality Platform


  1. Allgemeine Hinweise

    Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie Daten im Rahmen der Nutzung der vionmo Hospitality Platform (VHP) verarbeitet werden. Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bezieht sich auf Daten bestimmter oder bestimmbarer Personen. In der VHP werden keine direkt personenbezogenen Daten verwendet, da ausschließlich aggregierte betriebliche Daten bzw. Indikatoren von Geschäftsjahren erhoben werden. Unter Punkt 4 werden seltene Ausnahmen von dieser Regel beschrieben.

    Die VHP wird von vionmo mit technischer Unterstützung von akaryon entwickelt und kann von Betrieben in der Tourismusbranche direkt genutzt oder über Tourismusverbände bereitgestellt werden.


  2. Verantwortliche Stellen und Rollen nach DSGVO

    Relevante Akteure für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO sind:

    • vionmo e.U. als Datenverantwortlicher (Controller), da vionmo die Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmt.
    • akaryon GmbH als Datenverarbeiter (Processor), da akaryon die technische Umsetzung der VHP übernimmt.
    • Betriebe als Nutzerinnen der VHP, die betriebliche Daten in das System eingeben (Hotels, Apartmentbetreiber, Unterkünfte...).
    • Tourismusverbände als Datenverarbeiter (Processor), da sie aggregierte Daten einsehen können, um die Nutzung der VHP unter ihren Mitgliedern zu fördern.
    • Externe Partner zur Datenvalidierung zur Sicherstellung der Qualität und Vertrauenswürdigkeit der eingegebenen Daten. Die externen Partner handeln dabei im Auftrag von vionmo e.U. und sind vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. Der Zugriff erfolgt ausschließlich zu diesem Zweck und nur auf die dafür notwendigen Daten.

  3. Art der erhobenen Daten

    Im Rahmen der Nutzung der VHP werden folgende Daten verarbeitet:

    • Betriebsbezogene Daten (z. B. Bettenanzahl, Energieverbrauch, Transportaufkommen, Mitarbeitermobilität)
    • Betriebsadresse
    • Kontaktdaten des Ansprechpartners (Name, E-Mail-Adresse)
    • Log-Daten zur Nutzung der VHP (z. B. Zeitpunkt der Nutzung, verwendete Funktionen)

  4. Besonderheiten im Umgang mit personenbezogenen Daten

    Obwohl die VHP primär mit aggregierten und betriebsbezogenen Daten arbeitet, können unter bestimmten Umständen personenbezogene Daten betroffen sein:

    • Personenbeziehbarkeit durch Rückschlüsse: In Fällen, in denen von Nutzer:innen der VHP hochgeladene Daten auf einzelne Personen zurückgeführt werden können, sind die Bestimmungen der DSGVO zu beachten. Dies umfasst die Erfüllung der Betroffenenrechte wie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch.
    • Personenbezogene Daten in Freitextfeldern und Uploads: Bei der Nutzung von Freitextfeldern und beim Hochladen von Dateien ist von den Nutzer:innen der VHP darauf zu achten, keine personenbezogenen Daten zu hinterlegen. Beispielsweise können Angaben zu Einzelunternehmen personenbezogene Daten enthalten.
    • Personenbezogene Daten in Benutzerkonten: Für das Login in der VHP werden die vom System übermittelten E-Mail-Adressen (erforderlich) sowie der Name (optional) gespeichert. Auch Tourismusverbände können in ihrer Funktion als Datenverarbeiter diese Daten einsehen (allerdings nur von ihnen zugeordneten Nutzer:innen innerhalb ihrer Region).

  5. Zweck der Datenverarbeitung

    Die erhobenen Daten werden verarbeitet, um:

    • THG-Bilanzen zu erstellen und Analysen zur Nachhaltigkeit bereitzustellen
    • Berichte und Empfehlungen zur Reduktion von Emissionen zu generieren
    • Die Nutzung der VHP auszuwerten und zu verbessern

  6. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

    Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

    Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Nutzer:innen der VHP geben ihre Einwilligung zur Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere Zwecke (s.o.).


  7. Weitergabe von Daten

    Es geschieht grundsätzlich keine Weitergabe von Daten. Die Datenverantwortlichen und Datenverarbeiter:innen haben Zugriff auf die Daten für folgende Zwecke:

    • vionmo und akaryon können Daten analysieren, um die Benutzererfahrung und das Produkt im Allgemeinen zu verbessern und Daten in aggregierter Form veröffentlichen.
    • Tourismusverbände können ausschließlich Name und E-Mail-Adresse der Kontaktperson des Betriebs einsehen. Darüber hinaus haben sie Zugang zu über mehrere Betriebe aggregierte Daten (Durchschnitte, Minima, Maxima), die idR keinen Rückschluss auf einzelne Betriebe zulassen.

  8. Speicherdauer

    Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Bei aufrechtem Vertragsverhältnis, bleiben betriebsbezogene CO₂e-Daten gespeichert, um langfristige Vergleiche zu ermöglichen. Bei Vertragsende bleiben die Daten für einen Zeitraum von maximal 5 Jahren gespeichert. Auf Wunsch können die Daten jederzeit gelöscht werden - wenn es keine gegenteilige Vereinbarung gibt z.B. zwischen Beherbergungsbertrieb und Tourismusverband. Personenbezogene Daten können auf Anfrage gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.


  9. Rechte der Nutzerinnen

    Die Nutzer:innen der VHP haben das Recht auf:

    • Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
    • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
    • Löschung der Daten (Art. 17 DSGVO)
    • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
    • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
    • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  10. Sicherheitskonzept und Cookies
    • Permission / Access Control Tests
      Permission Tests werden manuell und automatisiert durchgeführt.
    • DatenverschlüsselungJegliche Kommunikation zwischen User-Client und Portal-Server ist nach aktuellem Sicherheitsstandard mit einem 256-Bit Schlüssel gesichert.
    • CookiesNeben technisch dringend notwendigen Cookies erfasst das Portal auch Benutzer-Telemetrie-Daten (Seiten-Ladezeiten), um das Portal in Bezug auf Performance zu verbessern.

  11. Analyse-Tool Matomo

    Diese Website benutzt den Open-Source-Webanalysedienst Matomo.

    Mit Hilfe von Matomo ist akaryon in der Lage, Daten über die Nutzung der VHP durch die Nutzer:innen zu erfassen und zu analysieren. Hierdurch kann akaryon unter anderem herausfinden, wann welche Seitenaufrufe getätigt wurden und aus welcher Region sie kommen. Außerdem erfasst akaryon verschiedene Logdateien (z. B. IP-Adresse, Referrer, verwendete Browser und Betriebssysteme) und misst, ob Websitebesucher:innen bestimmte Aktionen durchführen (z. B. Klicks).

    • IP-Anonymisierung
      Bei der Analyse mit Matomo setzt akaryon IP-Anonymisierung ein. Hierbei wird die IP-Adresse der Nutzer:innen vor der Analyse gekürzt, sodass sie nicht mehr eindeutig zuordenbar ist.
    • Cookiesakaryon hat Matomo so konfiguriert, dass es keine Cookies im Browser der Nutzer speichert.
    • Hosting
      akaryon hostet Matomo ausschließlich auf eigenen Servern, sodass alle Analysedaten bei akaryon verbleiben und nicht weitergegeben werden.

    Sie können diese Website daran hindern, die von Ihnen durchgeführten Aktionen zu sammeln und via Matomo zu analysieren. Dadurch wird Ihre Privatsphäre geschützt, aber auch verhindert, dass diese Website für Sie und andere Nutzer:innen verbessert wird.



  12. Änderungen der Datenschutzerklärung

    Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden, wenn sich gesetzliche oder technische Rahmenbedingungen ändern.

    Stand: 30.4.2025

    Fragen zu dieser Datenschutzerklärung können jederzeit an office@vionmo.com gerichtet werden.